仕事をテキパキこなすための「タスク管理」とは?

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経験年数を重ねるほど増えるのが、仕事量と責任というもの。
特にリーダー職や中間管理職になったセラピストは、臨床業務以外にも部下の育成や組織活動に関することなど、さまざまな業務を抱えているのではないでしょうか。

臨床業務だけでも考えることがたくさんあって忙しいのに、所属組織に関する裏方業務や人材育成まで……。どんどん仕事が溜まってしまって、「何から手をつけていいかわからない!」とパニックになってしまうこともありますよね。
こうした余裕のなさは、いずれタスクのやり忘れやケアレスミスになって表れてしまいます。

そこで今回の記事は、仕事量が増えても上手に調節して仕事をこなしていけるようになるためのコツ……「タスク管理」についてまとめてまいります。

そもそもタスク管理とは?

タスク管理とは
タスクとは「作業、課題」のことを指します。自分でやると決めたものはもちろん、上司から任された仕事もタスクです。おおよそ、すぐに取り掛かれる細かな作業のことを指して呼びます。

つまりタスク管理とは、さまざまな「やるべき仕事」を自分自身で管理すること。

  • ・今、自分にはどのようなタスクがあるのか?
  • ・それらのタスクは、それぞれいつまでにやるべきものなのか?
  • ・現在、それらのタスクはどのような進捗状況にあるのか?

こうした項目についてきちんと把握し、「どうすれば効率よく仕事を完遂できるか?」を考えながら実行していくのが目的です。

仕事を遅らせる原因は何なのか?

タスク管理とは
タスクが溜まってしまうのは、何らかの原因によって仕事が遅れてしまっているからです。
社会人であれば誰しも「1日の仕事の流れ」「1週間の仕事の流れ」「1カ月の仕事の流れ」……と、予定を組み立てながら業務にあたっているはず。その計画に沿ってこなせていれば、仕事はきちんと終わるはずですよね。タスクが溜まることもありません。
しかし、仕事が遅れるとやるべきタスクが後ろ倒しになります。そして後日にずれ込んだタスクによって、また次の仕事が遅れます。悪循環です。

あなたの仕事を遅らせてしまっているものは何なのでしょうか。
その原因は、大きく分けて以下の3つになります。

仕事の目的が明確ではない

任された仕事がどのような目的を持っているかわからないケースです。「どうしてこの仕事をするのか?」が不明瞭だとモチベーションも上がりませんし、成果に結びつくようなパフォーマンスもできませんよね。悩みながら試行錯誤している時間が、非常にもったいないパターンです。

仕事の途中で割り込まれる

何か仕事をしている途中で、上司や同僚からイレギュラーな仕事の依頼が入ってしまうケースです。心当たりのある方も多いのではないでしょうか。
あれもやらなければ、これもやらなければ!と気が散ってしまうのは、おおよそこの「予定外の仕事が入ってきた」せいですよね。

何に取り掛かるべきかわからない

溜まり始めたタスクに対し、優先順位をつけられないケースです。「どれから始めるべきなのか?」「これらは今持っている仕事を中断してまでやることなのか?」を決めかねてしまい、手が止まってしまいます。結果タスクをどんどん後回しにしてしまい、後々の仕事を遅れさせてしまいます。

タスク管理のコツ

タスク管理とは
仕事を効率化するタスク管理のコツをご紹介します。ぜひ参考にして、タスク管理を習慣づけてみてくださいね。

タスクを一通り書き出す

まずは自分がどれだけのタスクを抱えているのか、目に見える形にすることから始めます。アナログでもデジタルでも構いませんので、これからやるタスクをすべてメモに書き出しましょう。重複していても構いません。頼まれていたことや「いつかやろう」と先延ばしにしていた長期目標も含めて、とにかく漏れのないようにタスクを出していきます。
タスクを管理するためのメモはひとつにまとめましょう。複数の場所にメモをしていると、総合的にどのくらいのタスクがあるのか把握しづらくなります。
こうした作業は、1週間に一度ほど時間を取って行えるとよいですね。

表出したタスクを整理する

書き出したタスクを、「すぐにできるもの」「期限を設けなくていいもの」などに分けていきます。
すぐにできるものは、その場でさっと片付けてしまいましょう。塵も積もれば山となる、と言うように、こまごましたタスクでも残しておくと負担になります。
また、長期目標など期限を設ける必要のないもの以外は、いつまでにやるかきちんと決めておくのが望ましいです。この日までにやる、という区切りをつけておかないと、ついつい先延ばしにしていつまでもタスクが片付かない恐れがあります。
タスクひとつひとつにどのくらい時間がかかるか見込みを立てておくと、後々のスケジューリングがやりやすくなりますね。

スケジュールを組む

タスクの優先順位が決まったら、実際に行動を起こせるようにスケジュールに組み込んでいきます。それぞれのタスクについて「次に起こす行動」を一緒に書いておくと、実際に取り組む際に迷わなくて済むのでおすすめです。
例えば「会議の資料を作る」タスクがあるとします。すると次の行動は「内容を上司に確認してもらう」になりますよね。これを一緒にメモしておくことで、いざ会議の資料を作ったとき、そのまま上司へ見せるところまでの行動がスムーズに行えるようになるのです。

仕事は日々イレギュラーに増えるもの。
定期的にタスクの洗い出しをして、優先順位をつけてスケジューリングし、自分のタスクを見直しておくことが大切です。

タスク管理のメリット

タスク管理を習慣づけることで、どのようなメリットがあるか見てみましょう。

ストレスを減らせる

人間は、頭の中だけでは多くのタスクや複雑なことを整理できません。そのためタスクが溜まっていると、それだけで「今すぐに処理できないけれど、気になることがある」と脳に記録されてしまいます。そのタスクが解決されない限り、思い出すたびにストレスを感じることになります。
タスク管理によって仕事の優先順位と締切をきちんと把握することで、目の前の仕事に集中できるようになります。手つかずのタスクに対して、ストレスを感じることもなくなるのです。

うっかりミスを減らせる

自分がいまどれだけの仕事を抱えていて、それぞれいつまでにやるべきものなのか。これをタスク管理によって把握しておくことで、多忙時にありがちな「やるべきだったタスクを忘れてしまう」といったミスを減らすことができます。
また、タスク管理によってある程度自分の仕事の進捗をコントロールできるようになります。

まとめ

タスク管理とは
効率的なタスク管理の方法を覚え、習慣化することで、あなたの仕事効率は格段に向上します。時間に余裕が生まれれば、その空いた時間を家族と一緒に過ごしたり、あるいは趣味に費やしたり……もちろん、セラピストとしての勉強に当てることもできますよね。
より有能なセラピストになるためにも、ぜひ実践してみてくださいね。

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