デキる人はみんなやってる!「仕事のメモ」上手な取り方

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覚えることの多い新人さんや転職したばかりのセラピストはもちろん、会議やミーティング・勉強会など……仕事でメモを取る機会は多いものです。

あなたは、効率的にメモをとれていますか?

書くことに夢中になって話を聞けなかったり、後から見返してもどんな内容だったのか思い出せなかったり……。誰しも、一度は経験したことがあるのではないでしょうか。
せっかくメモを取っていても、内容を思い出せないのでは意味がありませんよね。

この記事では、デキるセラピストになるための「仕事のメモの取り方」をご紹介いたします。

基本的なメモの取り方

仕事 メモ
まずは、基本的なメモの取り方をご紹介します。ここで取り上げているのはあくまで一例ですので、自分のやりやすいようにアレンジしてみてくださいね!

メモはノートでとる

メモに用いるツールは人それぞれかと思いますが、望ましいのは「ノート」です。情報を常に1つの媒体にまとめておけるため、後から見返しやすくなります。手軽で持ち運びやすいサイズのものにするとよいでしょう。

メモを取る際は、「議題や話題1つにつき1ページ使う」ルールを徹底します。話題が変わったのに続けてメモを取ってしまうと、後で見返したときに「確認したい内容をどこに書いたのかわからない!」という事態が起こり得ます。
余白がもったいないと思うかもしれませんが、より見やすいメモを取るためには、題目ごとにページを改めるべきでしょう。

なお、使い捨てのメモ用紙だと、ページがちぎれてしまったり、バラバラになってしまったときの整理に手間取ってしまったりする恐れがあります。避けた方が無難ですね。
また携帯電話でメモを取る人もいるかもしれませんが、職場で携帯電話を触ってしまうのは、周囲の人にいい印象を与えません。また、記憶に定着させるためにも、アナログで「書く」ことが大切です。
以上のことから、メモはノートに取るようにしましょう。

丸写しはNG!

聞いた情報をすべて丸写しにしてメモを取ろうとするのは下策です。
メモを取る時間は限られている上に、書いている間にも話は進んでいきます。すべての話をメモすることは難しく、できたとしても後で「どこが要点かわからない!」なんて事態になりかねません。

  • ・重複している言葉、内容は捨てる
  • ・やるべきことや気になった点、知らない言葉などを書きとめる
  • ・文章ではなく単語でメモを取る
  • ・話したときの相手の雰囲気や印象、気になったことも書いておく

以上のポイントを踏まえて、要点だけを押さえるようにしましょう。

綺麗に書く必要はない

自分が後で読み返しても理解できれば問題ないので、きっちり綺麗に書く必要はありません。箇条書きで書く癖をつけておくのもひとつの手ですね。
もしメモを取ったあとに別のノートへ清書する予定があるなら、その際は重要な単語を色つきのペンで書くなど、工夫をしてみるとよいでしょう。

自分の行動に繋がるように書く

課題だけをメモしたところで、それをいつまでにどのような方法で解決するのか、見返しただけではわかりませんよね。
聞いた話から「自分がどのように動けばいいのか?」をイメージして、その上で重要だと思う内容を書き留めておくのが大切です。

5w3hでメモを取る

5w1hと呼ばれる文章の基礎要素については、ご存知かと思います。

【5w1h】
When いつ
Where どこで
Who 誰が
What 何を
Why なぜ
How どのように

メモを取る際はここに「How many」(どれくらい)「How much」(いくらで)も加えた5w3hを意識してみると、簡潔でわかりやすいメモになります。

メモを取るメリットとは?

仕事 メモ
メモを取ることの利点をまとめました。

丸暗記する必要がなくなる

会議やプレゼンの内容、あるいは先輩から教わった主義や評価方法などを、すべてその場で覚えるのはとても難しいことです。記憶するのに大変な労力がかかる上、大抵は覚えられません。覚えられても、すぐに忘れてしまう可能性が高いです。

しかしメモを取っておけば、読み返して要点を押さえることができます。わざわざ時間をかけて、無理に覚える必要がありません。空いた時間を他の仕事に使えますし、何度も繰り返しメモを見ることで記憶にも定着していきます。

ミスを減らせる

仕事上のミスやトラブルは、おおよそ「ちょっとした勘違い」によって生じています。日頃からメモを残す習慣があれば、きちんと確認ができるため、ミスを減らすことができます。

約束を忘れない

打ち合わせや会議の時間など……。いわゆる「相手との約束」をうっかり忘れようものなら、あなたの信用は失われることになります。アポイントメントをとるときはきちんとメモを取りましょう。スケジュールに組み込んでおくことで、約束を忘れずに済みます。

話の要点をまとめる癖がつく

メモを取るときはまず、要点やキーワードを書き留めてから整理することになります。すると頭の中では、自分自身も自覚していないうちに、情報の取捨選択と整理整頓が行われるのです。
このように論理的なメモを取ることを習慣づけると、情報・論点を整理する能力がどんどん強化されていきます。

こういうときはどうする?

仕事 メモ

あらゆる場面で取ることになるメモ。大抵は言われたことや決まったことを書き留めておきますが、仕事をする上ではその書き方に迷うシーンもあるでしょう。そういった場合に、どう対処すべきかご紹介します。

わからない内容について話されたとき

新しく教わったことや初めて聞いた内容についてメモを取るとき、あなたはどうしますか。話された内容を丸写しにしてしまう……という人も多いのではないでしょうか?
しかし先述の通り、丸写しはNGです。ただでさえ全部を記録することは難しいのに、自分の理解できていない話でやろうとするのは無謀と言わざるを得ません。重要なことを聞き洩らしてしまうリスクもありますので、避けた方がいいでしょう。

わからない内容について話されたときには、まずわからない言葉をメモします。「それがどのようなものか調べる」という、未来の自分の行動を予定として書きこんでおくのです。
わからないことをその場で質問するのはいいことではありますが、質問があまりに多くなるようであれば避けましょう。相手の話を遮ることになりますし、その場で聞いてもおそらく理解しきれません。
まずは自分で調べて・勉強して、理解した上で、話された内容についての疑問を投げかけるようにしましょう。

メモを取るのに時間がかかってしまうとき

基本的にメモは素早く取るのが理想ですが、しっかりまとめようとするあまり、時間がかかってしまうケースもあるでしょう。
その場合はまず人を待たせていないか確認してください。先輩や上司、あるいは外部からの来客を待たせてまでメモを取る必要はありません。
むしろ、人を待たせて黙々とノートに書き込んでいる態度は、あなたの印象を悪くする恐れがあります。

極力待たせないように切り上げるか、「少しまとめさせてください」と断りを入れてから時間をもらうようにしましょう。もちろん、メモが終わったらきちんとお礼を言うのを忘れずに。

メモを取った後にわからないことが出てきたとき

メモを取ってまとめた後で、思い出せない内容が出てきたり「これであってる……?」と不安になったりすること、ありますよね。その際はもちろん上司や先輩、先方に確認をとるべきですが、伝え方を工夫しましょう。

ただ「ここって何でしたっけ?」と聞くのでは、教えた側にいい印象を与えません。さっきも言ったのに、また一から教えるの?と、徒労感を与えてしまいます。「この前言ったよね?」と責められてしまう可能性もあります。
質問の際にはあくまで「前後は覚えていますよ」という姿勢を見せることが大切です。そのためにはまず自分で予測を立てておいて、それがあっているかどうか確認している、という体裁で聞くのがいいでしょう。
そうすれば相手を煩わせることなく、イエス・ノーや簡単な一言で解決することができます。

まったく覚えていない事柄については、正直に「メモを取り忘れてしまいました」と謝罪をした上で聞きます。知ったかぶりをして予測を立てると、外した際に「あなたはさっき何を聞いていたの?」と不信感を与えかねません。

見返す癖をつけよう

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メモの取り方がどれだけ効率的になっても、それを読み返さない・持ち歩かないようでは本末転倒です。こまめに見返す癖をつけておかないと、いつしか「書いたことすら忘れる」恐れがあります。

また、メモを取った内容のうち、完了した仕事については消してしまいましょう。ボールペンなどで書いていて消せない場合には、すでに終わった案件であることがわかるように印をつけておくといいですね。

世界の偉人もメモを取る

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世界の名立たる偉人達も、必要なことや重要なことをメモに書き残していたそうです。歴史に名を残した者たちが、どのようにメモを活用していたのかご紹介いたします。

レオナルド・ダ・ヴィンチ

イタリアのルネサンス期を代表する芸術家、レオナルド・ダ・ヴィンチ。
あらゆる分野において業績を残し、「万能人」の異名でも知られる天才です。中でも画家としての名声がもっとも高く、著名な絵画をいくつも残しています。『モナ・リザ』や『最後の晩餐』は、日本人であっても誰もが知る作品でしょう。

そんなダ・ヴィンチですが、実はメモ魔としても有名。何と生涯に1万枚以上の手書き原稿を残したといわれています。
細かなイラストと詳細の文字(他人に読まれないよう、鏡文字で書いていたというから驚きです)が混在したそのメモは、芸術的な扇子や発想力を向上させる効果があり、現在の「マインドマップ」の発想の元となったという説も……。

アーネスト・ヘミングウェイ

『誰がために鐘は鳴る』『老人と海』などの作品で知られる、アメリカの作家ヘミングウェイ。ノーベル文学賞を受賞した彼もまた、メモ魔として名が知れています。
執筆した原稿の文字数を毎日計測して、時間ごとの作業率を表にして記録していたそうです。
数字というわかりやすい指標をメモから生み出すことで、アウトプットのクオリティーを上げていたということがわかりますね。

仕事 メモ

メモはただの備忘録ではなく、見聞きした情報を整理して再構築し、アウトプットするための情報整理プロセスのひとつと心得てください。
自分にあった効率的なメモの取り方を習得して、いち社会人としてどんどんレベルアップしていきましょう!

参考サイト
・スキルアップ堂「効率の良い仕事のためのメモの取り方とは?社会人が知っておくべき5つの基本」(2016年5月6日)
・会社を辞めたいなら、辞めちゃえば?「メモの取り方一つで仕事の出来は100%変わる!」(2016年5月11日)
・TEんWA「上手に仕事メモを取るには?6つのコツをご紹介!」(2017年3月23日)

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